預約家計會終止懷孕服務時，首要文件為身份證明與醫療記錄。根據香港家計會2023年公開數據，92%的終止妊娠預約申請需提交香港身份證或護照正本及影本（影本規格須為A4尺寸、300dpi解析度），且申請者年齡中位數為26歲，其中18歲以下者佔總案例的7%（需法定監護人簽署同意書）。若涉及跨地區醫療記錄（如內地超聲波報告），需經公證機構翻譯並加蓋APOSTILLE認證章，翻譯錯誤率超過5%將導致預約審核延遲3-7個工作日。以2022年案例為例，一名24歲申請者因未提交子宮內膜厚度測量數據（正常範圍應為8-13毫米），術前評估時間從平均48小時延長至120小時，手術風險概率上升12%。
補充文件需涵蓋住址證明與心理評估報告。家計會要求近3個月內的水電費單或銀行帳單作為住址證明（電子帳單需列印並加蓋機構印章），2021年統計顯示，15%預約因地址不符（如租約未更新）被駁回。心理評估部分，需由註冊臨床心理師出具報告，評估標準採用PHQ-9抑鬱量表（分數≥10分需強制介入），2023年數據指出，約23%申請者因未完成評估導致預約流程中斷。參考新加坡婦產科學會指引，術前心理輔導覆蓋率達85%的機構，可將術後創傷後壓力症候群（PTSD）發生率從9.3%降至4.1%，輔導時長通常為45-60分鐘/次，成本約佔總費用15%。
費用支付與保險文件影響預約效率。家計會終止懷孕基礎費用為3800港元（孕周≤10週），若使用宮腔鏡引導手術則增至6500港元（誤差率±0.5毫米），超聲波檢查單次收費500港元。2022年醫療保險理賠數據顯示，僅35%的香港個人醫療險涵蓋終止妊娠項目，且理賠上限中位數為1.2萬港元（自付額通常為20%）。以友邦保險條款為例，申請者需提交主治醫師簽署的「醫療必要性證明書」，文件缺失將導致理賠審核週期從14天延至45天。此外，現金支付佔總交易筆數的72%，但自2023年家計會導入電子支付後，流程時間縮短40%（從22分鐘降至13分鐘）。
隱私保護與法律文件是核心要求。根據《個人資料（私隱）條例》，家計會終止懷孕預約需簽署保密協議（違約罰金最高50萬港元），電子病歷系統符合ISO/IEC 27001資訊安全標準，2021年外部審計報告顯示其數據加密強度達256位元，洩露風險低於0.07%。若申請者為已婚人士，需配偶簽署知情同意書（司法豁免案例僅佔3%），2020年一宗法律糾紛中，一名申請者因偽造配偶簽名被判處120小時社會服務令。機構同時要求提供緊急聯絡人電話（24小時接通率須≥95%），以應對術後0.3%概率的急性出血（出血量≥800毫升）。
特殊情況需加附法院文件或社福機構證明。未成年申請者若無法取得監護人同意，需向法院申請「獨立決定許可」（處理週期平均21天），2023年社署數據顯示此類申請成功率為68%。難民或無證人士需提交入境處「臨時身份識別碼」（格式為HK-XXXXXX），並由社福機構出具援助證明（如香港國際社會服務社），文件缺失將導致預約拒收率提高至89%。參考英國NHS流程，跨國轉診案例需提供原居地醫療機構的轉介信（蓋有MD簽章），並經香港衛生署海外醫療認證科驗證（驗證費為600港元），錯誤率超過2%將觸發二次審查。
